Kurzbeschreibung
Die beiden Gemeinden Mühlbachl im nördlichen Wipptal (A) und Ratschings im südlichen Wipptal (I) haben sich im CLLD-Projekt „Die digitale Gemeindestube – Pilotprojekt zur Digitalisierung der Gemeinden Mühlbachl und Ratschings“ gemeinsam auf den Weg hin zu einer digitalen Verwaltung aufgemacht. Das Hauptaugenmerk des Projektes lag auf der Digitalisierung physischer Akten, vor allem aus den Bau- und Meldeämtern beider Gemeinden. Der erfolgreiche Abschluss des Projektes Anfang Dezember 2020 hat gezeigt, dass die vorgenommenen Digitalisierungsmaßnahmen, eine Reihe von Optimierungen nach sich ziehen. Darunter die erhöhte Verfügbarkeit von Akten und Daten sowie die Möglichkeit eines dezentralen Zugriffs, dessen Wichtigkeit sich im heurigen Pandemie- und Lockdownjahr unmittelbar gezeigt hat. Die durch das Projekt zumindest teilweise ermöglichte, digitale Weiterbearbeitung reduziert den verwaltungsinternen Organisations- und Zeitaufwand in der Bearbeitung von Verwaltungsakten nachweislich und beschleunigt die Bereitstellung von Informationen für die Bürger*innen. Dadurch werden die Effizienz und Effektivität der öffentlichen Verwaltung gesteigert und die internen Ressourcen entlastet.
Im Zuge der Projektumsetzung haben sich allerdings auch einige Herausforderungen ergeben, darunter vor allem die Frage hinsichtlich der Qualität der zu digitalisierenden Akte. Tatsächlich hat sich gezeigt, dass nur gut ausdefinierte, analoge Prozesse auch sinnvoll digitalisiert werden können. Diese Erkenntnis hat in den beiden Projektpartnern den Bedarf offengelegt, ein Nutzerhandbuch für die Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungen auszuarbeiten, in dem die Erfahrungen und Schwierigkeiten aus dem vorangegangenen Pilotprojekt sowie ein Leitfaden für die Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens aufbereitet werden. Dieser Leitfaden kann für Gemeinden im Programmgebiet und außerhalb, die in Richtung digitale Verwaltung Maßnahmen umsetzen wollen, eine wichtige Orientierungsgrundlage darstellen. Ganz konkret haben drei weitere Gemeinden aus dem nördlichen Wipptal, nämlich die Gemeinden Pfons, Matrei und Steinach am Brenner an die ihr Interesse an einem interkommunalen Wissenstransfer zur Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungen mit anschließender Umsetzung bekundet.
Lead Partner Gemeinde Ratschings (I)
Projektpartner Gemeinde Mühlbachl, Matrei, Pfons (A)
Laufzeit 01.01.2021 – 31.12.2021
Projektvolumen 49.000€
Davon EFRE Mittel 41.650€
Räumliche Wirkung
gemeindeübergreifend im nördlichen Wipptal (A), Gemeinde Ratschings im südlichen Wipptal (I)
Mehrwert
Das Vorhaben leistet einen Beitrag zum integrierten Wachstum. Durch den Erfahrungsaustausch der öffentlichen Verwaltungen im CLLD-Gesamtgebiet fördert das Projekt den Wissenstransfer und das Zusammenwachsen des Territoriums über die Grenzen hinweg. Es unterstützt die institutionelle Vernetzung und stärkt gleichzeitig die grenzüberschreitende Zusammenarbeit.
Projektbeschreibung
Für die Digitalisierung von Prozessen in öffentlichen Verwaltungen ist ein professionelles, kommunales Management notwendig: Es braucht Rollen, klare Verantwortlichkeiten und effektive Prozesse sowie integrierte Strategie- und Planungsansätze zum Einbinden der personellen Ressourcen und der Endnutzer. Nur in diesem Zusammenspiel kann eine integrierte Strategieentwicklung gelingen, was eine wichtige Voraussetzung für eine effektive und damit auch akzeptierte Verwaltungsdigitalisierung ist. Die dafür notwendige Vorgehensweise wird in dem auszuarbeitenden Nutzerhandbuch festgeschrieben.
Die neu hinzugekommenen Projektpartner Pfons, Matrei und Steinach werden im Rahmen des Projektes die Digitalisierung der Gemeindeakte vornehmen. Der Projektpartner im südlichen Wipptal, die Gemeinde Ratschings, hat im Zuge des ersten Projektes festgestellt, dass die Migration der digitalen Daten in das Dokumentenmanagementsystem D3 technisch nicht eindeutig definiert ist und sich entsprechend schwierig gestaltet. Aus diesem Grund ist für die Übertragung der Daten eine gesonderte Schnittstellenprogrammierung notwendig, die im Rahmen eines Arbeitspaketes mit einem externen Dienstleister durchgeführt wird. Auf österreichischer Seite bietet das Dokumentenmanagementsystem hier eine einfache und funktionierende Lösung an, weshalb eine gesonderte Programmierung für die Gemeinden im nördlichen Wipptal nicht notwendig ist. Die Gemeinde Mühlbachl beteiligt sich also vordergründig und zusammen mit den anderen vier Projektpartnern an den gemeinsamen Maßnahmen zur Ausarbeitung des Handbuches sowie an den grenzüberschreitenden Aktivitäten zur Sensibilisierung und Information.
Projektinhalt & Ziele
Das vorliegende Projekt hat den gemeindeübergreifenden Wissenstransfer zu Digitalisierungsprojekten in der öffentlichen Verwaltung als Ziel. Dadurch werden das bereits erworbene praktische Wissen und die Erfahrungen skaliert und übersichtlich zusammengefasst an andere Gemeinden übergeben weitergeleitet, die ihrerseits ein Digitalisierungsvorhaben starten wollen. Diese profitieren von dem bedeutenden Wissensvorsprung, der sich aus dem Wissenstransfer ergibt. Im Netzwerk können Erfahrungen geteilt und Entwicklungsressourcen gespart werden. Die bereits vorhandenen digitalen Kompetenzen können im Territorium weiter ausstrahlen.
Konkret sollen mit dem Projekt folgende Ziele erreicht werden:
– Gemeindeübergreifender Wissenstransfer und Begleitung der öffentlichen Verwaltungen auf dem Weg zur „Digitalen Gemeinde“;
– Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen und Services durch den Einsatz von Informationstechnologie;
– Bessere Ausrichtung der Dienstleistungen an die Bedürfnisse der Bürger*innen;
– Erleichterung des Zugangs zu öffentlichen Informationen für die Bürger*innen;
– Steigerung der Effizienz und der Effektivität der öffentlichen Verwaltungen mit gleichzeitiger Entlastung der personellen Ressourcen;
– Festlegung von gemeinsamen Prozess- und Qualitätsstandards als Zielvorgabe für gemeindeinterne Digitalisierungsprozesse.
Ansprechpartner
Nördliches Wipptal Südliches Wipptal
Gemeinde Matrei am Brenner Gemeinde Ratschings
Sozialgenossenschaft Kairos
